Cuando hablamos del saber estar en la empresa, todos los expertos señalan el gran papel que tienen las secretarias. Cómo interlocutoras habituales de los cargos más elevados de la jerarquía empresarial, tienen en sus manos poner en práctica todos los principios de la educación social: recibir visitas, saludar, responder a comunicados o, incluso, organizar algunos de los actos más habituales de la entidad.

Así, ellos o ellas, se ocupan entre otros asuntos de recibir a las visitas y hacer las presentaciones. ¿Tiene que dar la mano la secretaria al visitante? Pues depende. Las normas de cortesía universal establecen que es la persona con mas rango quien inicia el saludo (así establece la manera), por eso la actitud normal es esperar a que el otro rompa el hielo ofreciendo, o no, la mano. A continuación se tiene que conducir la visita al despacho; la secretaria debe pasar en primer lugar para abrir el camino e iniciar las presentaciones.

Si durante el trayecto se tiene que subir o bajar una escalera, se aplica el orden siguiente: La secretaria cede el paso a la visita para que esta suba en primer lugar, pero cuando ya están arriba, la secretara vuelve a tomar la cabecera de la marcha. Fuera del ámbito laboral, la cortesía social funciona al revés: la mujer sube primero las escaleras y el hombre se queda detrás, porque se prevé que el hombre pueda ayudar a la mujer si esta tropieza (es una cuestión de fuerza) o, incluso, parar con su peso una posible caída. Esta delicadeza se obvia en el entorno laboral.

¿Y si el jefe no llega a la reunión y tenemos a la visita esperando? Pues incluso para esto se ha establecido un protocolo. En primer lugar hay que informar al visitante de que el superior ya está avisado. A continuación se le ha de ofrecer algo para beber o incluso alguna lectura (algún diario o revista), si se prevé que la espera va a ser de más de cinco minutos.

Cuando ya han pasado quince minutos, es el momento de pedir disculpas por el retraso del superior. Si, finalmente, la reunión no se realiza, hay que programar inmediatamente otra y el mismo jefe o la secretaria habrán de llamar pidiendo disculpas de nuevo y explicando el motivo por el que se ha suspendido el encuentro.