El administrador de fincas es un profesional independiente con unas funciones definidas:
• Administra los elementos comunes de la colectividad de propietarios. Custodia la documentación, da fe de los acuerdos tomados y expide las certificaciones de estado de pagos.
• Asesora jurídica, fiscal, laboral y técnicamente a la comunidad. El administrador es el mediador entre propietarios o entre estos y algún vecino para evitar litigios y facilitar la conveniencia.
• Se encarga de la contabilidad de la comunidad, elaborando los presupuestos y liquidaciones anuales, y preocupándose de los cobros y pagos para cubrir los diversos gastos de la finca.
• Ha de realizar el seguimiento de averías y proveedores y las gestiones ante organismos oficiales por delegación del presidente de la comunidad.
Para ser administrador de fincas se necesita una determinada carrera universitaria, Derecho, Económicas, Arquitectura... más la adhesión a un colegio profesional de administradores; o bien mediante la obtención del título de estudios inmobiliarios, más la correspondiente colegiación.
Es una garantía para quien lo contrata, ya que está sujeto al régimen disciplinario y al control de su colegio profesional. Es necesario reelegirlo anualmente. Si se cambia antes de finalizar el periodo, el administrador de fincas, tiene derecho a cobrar los honorarios de todo el año.
Aunque el administrador redacte la carta de convocatoria a una reunión, le corresponde al presidente de la comunidad o escalera convocarla. Si no hay administrador, el secretario llevará a cabo el libro de actas y dará fe de los acuerdos y estados de pagos. El presidente se ocupará de las funciones de gestor.